Datenschutz­erklärung

01Datenschutz auf einen Blick

Diese Hinweise erklären, welche personenbezogenen Daten beim Besuch von nigefa.de verarbeitet werden, wofür und auf welcher Rechtsgrundlage. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

• Keine Cookies und keine Tracking- oder Werbedienste.
• Schriften vom eigenen Server, keine Verbindung zu Google beim Seitenaufruf.
• KI-Assistent in der EU: Inhalte Ihrer Fragen speichern wir nicht.
• Anonyme Besucherstatistik ohne IP-Adressen und ohne Wiedererkennung.
• Formulare per E-Mail an unser Team, Anhänge werden nach dem Versand gelöscht.

02Verantwortliche Stelle und Datenschutzbeauftragter

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.

03Hosting, Server-Log-Dateien und Verschlüsselung

Microsoft Azure

Die Website, der NIGEFA Copilot und die Formulare werden in Microsoft Azure betrieben (Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland). Die Seiten werden über Azure Static Web Apps ausgeliefert; Programmlogik, Speicher und KI laufen in der Region Germany West Central (Frankfurt). Mit Microsoft besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Microsoft Products and Services Data Protection Addendum); Microsoft verarbeitet die Daten im Rahmen der EU-Datengrenze.

Server unter nigefa.de

Aufrufe von nigefa.de gehen zunächst an unseren Webserver bei der myLoc managed IT AG (Am Gatherhof 44, 40472 Düsseldorf, Deutschland), der sie verschlüsselt an Microsoft Azure weiterleitet. Mit myLoc besteht ebenfalls ein Vertrag über Auftragsverarbeitung.

Server-Log-Dateien

Beim Aufruf der Website verarbeiten die Server technisch notwendige Angaben, die Ihr Browser übermittelt: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Referrer-URL, Browsertyp und Betriebssystem. Diese Daten dienen der sicheren und stabilen Auslieferung der Website und der Abwehr von Angriffen. Eine Zusammenführung mit anderen Datenquellen findet nicht statt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

TLS-Verschlüsselung

Diese Website nutzt aus Sicherheitsgründen eine TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie an „https://“ und dem Schloss-Symbol in der Adresszeile. Daten, die Sie an uns übermitteln, können dann nicht von Dritten mitgelesen werden.

04Cookies und lokale Speicherung

Diese Website setzt keine Cookies. Es gibt deshalb auch kein Cookie-Banner.

Nur wenn Sie die Darstellung ausdrücklich auf „Hell“ oder „Dunkel“ umstellen, merkt sich Ihr Browser diese Wahl im lokalen Speicher (Eintrag „nigefa-theme“). Der Eintrag verlässt Ihr Gerät nicht und wird nur auf Ihren Klick hin angelegt. Sie können ihn jederzeit über die Browsereinstellungen löschen. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, da die Speicherung für die von Ihnen gewünschte Funktion unbedingt erforderlich ist.

05NIGEFA Copilot (KI-Assistent)

Auf unserer Website können Sie Fragen an den NIGEFA Copilot stellen. Der Copilot ist ein KI-Assistent, der Ihre Frage automatisiert beantwortet. Die Antworten werden von einem Sprachmodell erzeugt und können unvollständig oder fehlerhaft sein; sie ersetzen keine verbindliche Beratung durch unsere Mitarbeitenden.

Was verarbeitet wird

Ihre Frage sowie die vorherigen Fragen und Antworten des laufenden Gesprächs (höchstens die letzten acht Beiträge). Der Gesprächsverlauf liegt nur im Arbeitsspeicher Ihres Browsers und ist nach dem Neuladen der Seite verschwunden. Bitte geben Sie im Copilot keine sensiblen Daten wie Passwörter, Gesundheitsdaten oder Kundennummern ein.

Wo verarbeitet wird

Die Anfrage geht über unseren Server an ein Sprachmodell, das wir in Microsoft Azure AI Foundry betreiben (Microsoft Ireland Operations Limited, Dublin, Irland). Der Dienst ist als „Data Zone“-Bereitstellung für die EU eingerichtet; unsere Ressource liegt in der Region Germany West Central (Frankfurt), die Verarbeitung findet ausschließlich in Rechenzentren innerhalb der EU statt. Microsoft verwendet die Eingaben nicht zum Training von KI-Modellen. Nach den Bedingungen von Microsoft können Ein- und Ausgaben zur Erkennung von Missbrauch bis zu 30 Tage innerhalb der EU vorgehalten werden.

Was wir speichern

Den Inhalt Ihrer Fragen und der Antworten speichern wir nicht. Wir protokollieren nur technische Angaben ohne Personenbezug: das erkannte Thema, die Dauer der Antwort, die Zahl der verbrauchten Tokens, die Position der Frage im Gespräch sowie ein Kürzel, das aus Ihrer IP-Adresse und einem geheimen, täglich wechselnden Wert berechnet wird. Ihre IP-Adresse selbst wird dabei nicht gespeichert, und das Kürzel lässt sich nicht auf sie zurückrechnen. Zum Schutz vor Missbrauch zählen wir über dasselbe Kürzel, wie viele Anfragen von einem Anschluss kommen; diese Zähler werden nach spätestens zwei Tagen gelöscht. Die technischen Protokolle werden nach 90 Tagen gelöscht.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt darin, Ihre Fragen zu unseren Leistungen schnell zu beantworten und den Dienst vor Missbrauch und Überlastung zu schützen. Sofern Ihre Frage der Anbahnung eines Vertrags dient, ist Rechtsgrundlage zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

06Tickets, Rückrufwünsche und Bewerbungen

Wenn Sie über die Website ein Ticket eröffnen, einen Rückruf anfordern oder sich bewerben, senden wir Ihre Angaben per E-Mail über Microsoft 365 (Exchange Online, Rechenzentren in der EU) an das zuständige Postfach unseres Teams und schicken Ihnen eine Eingangsbestätigung an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse. Inhalte aus dem Copilot-Gespräch werden dabei nicht übernommen.

Dateien, die Sie anhängen (z. B. Screenshots oder Bewerbungsunterlagen), werden für den Versand kurzzeitig in einem Speicher von Microsoft Azure in der Region Germany West Central abgelegt, der E-Mail beigefügt und anschließend sofort gelöscht, spätestens jedoch nach einem Tag. Die weitere Bearbeitung erfolgt in unserem E-Mail- und Ticketsystem.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bearbeitung Ihrer Anfrage, Vertrag oder Vertragsanbahnung), bei Bewerbungen § 26 BDSG sowie Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Bewerbungsunterlagen löschen wir nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens, sofern Sie nicht in eine längere Aufbewahrung eingewilligt haben oder gesetzliche Pflichten entgegenstehen.

07Kontakt per E-Mail, Telefon oder Telefax

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon oder Telefax kontaktieren, wird Ihre Anfrage inklusive aller daraus hervorgehenden personenbezogenen Daten zum Zwecke der Bearbeitung gespeichert und verarbeitet. Die Verarbeitung erfolgt je nach Fall auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b, lit. f oder lit. a DSGVO.

08Anonyme Besucherstatistik (ohne Cookies)

Um zu sehen, wie unsere Website und der NIGEFA Copilot genutzt werden, zählen wir Seitenaufrufe anonym. Dafür setzen wir keine Cookies, speichern nichts auf Ihrem Endgerät und verwenden kein Tracking über andere Websites.

Beim Aufruf der Seite sowie beim Starten der Website und beim Anklicken eines Themas übermittelt Ihr Browser an unseren Server: die Art des Ereignisses, das angeklickte Thema, eine grobe Geräteklasse (Smartphone, Tablet oder Computer) und den Namen der Website, von der Sie gekommen sind (z. B. „google.de“, ohne genaue Adresse). Zusätzlich wird aus Ihrer IP-Adresse und einem geheimen, täglich wechselnden Wert ein Kürzel berechnet, damit wir Besucher pro Tag nur einmal zählen. Ihre IP-Adresse selbst wird nicht gespeichert; am nächsten Tag ergibt sich ein anderes Kürzel, sodass Sie über mehrere Tage nicht wiedererkannt werden. Aufrufe durch Suchmaschinen und andere automatisierte Programme werden nicht gezählt.

Die Daten werden mit Microsoft Azure Application Insights in der Region Germany West Central (Frankfurt) gespeichert, nur in zusammengefasster Form ausgewertet und nach 90 Tagen automatisch gelöscht. Eine Weitergabe an Dritte oder eine Zusammenführung mit anderen Daten findet nicht statt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt darin, unser Angebot an der tatsächlichen Nutzung auszurichten, ohne dabei Profile einzelner Besucher zu bilden. Sie können der Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO jederzeit widersprechen, zum Beispiel indem Sie in Ihrem Browser JavaScript für diese Seite deaktivieren oder einen Inhaltsblocker verwenden; die Website ist dann nur eingeschränkt nutzbar.

09Schriften

Die auf dieser Website verwendeten Schriften (Bricolage Grotesque, Instrument Sans, Geist Mono) werden von unserem eigenen Server ausgeliefert. Beim Seitenaufruf wird keine Verbindung zu Google oder anderen Schriftanbietern hergestellt.

10Soziale Netzwerke und externe Links

Auf unsere Auftritte bei Facebook, Instagram und LinkedIn verweisen wir nur mit einfachen Links. Es sind keine Plugins oder Inhalte dieser Netzwerke eingebunden; beim Besuch unserer Website werden keine Daten an sie übertragen. Erst wenn Sie einen Link anklicken, öffnet sich die Seite des Anbieters, und es gelten dessen Datenschutzhinweise:

• Facebook und Instagram: Meta Platforms Ireland Limited, Dublin, Irland – Datenschutzrichtlinie
• LinkedIn: LinkedIn Ireland Unlimited Company, Dublin, Irland – Datenschutzrichtlinie

Der Link „Fernwartung starten“ führt zu unserem Fernwartungsportal unter fernwartung.nigefa.de. Eine Verbindung entsteht erst, wenn Sie den Link anklicken und dort eine Sitzung für Ihren Techniker freigeben.

11Rechtsgrundlagen, Empfänger und Speicherdauer

Rechtsgrundlagen

Sofern Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, sofern besondere Datenkategorien nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden. Im Falle einer ausdrücklichen Einwilligung in die Übertragung personenbezogener Daten in Drittstaaten erfolgt die Datenverarbeitung außerdem auf Grundlage von Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sofern Sie in die Speicherung von Cookies oder in den Zugriff auf Informationen in Ihr Endgerät (z. B. via Device-Fingerprinting) eingewilligt haben, erfolgt die Datenverarbeitung zusätzlich auf Grundlage von § 25 Abs. 1 TDDDG. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar. Sind Ihre Daten zur Vertragserfüllung oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Des Weiteren verarbeiten wir Ihre Daten, sofern diese zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich sind auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Die Datenverarbeitung kann ferner auf Grundlage unseres berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgen. Über die jeweils im Einzelfall einschlägigen Rechtsgrundlagen wird in den folgenden Absätzen dieser Datenschutzerklärung informiert.

Empfänger von personenbezogenen Daten

Im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit arbeiten wir mit verschiedenen externen Stellen zusammen. Dabei ist teilweise auch eine Übermittlung von personenbezogenen Daten an diese externen Stellen erforderlich. Wir geben personenbezogene Daten nur dann an externe Stellen weiter, wenn dies im Rahmen einer Vertragserfüllung erforderlich ist, wenn wir gesetzlich hierzu verpflichtet sind (z. B. Weitergabe von Daten an Steuerbehörden), wenn wir ein berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an der Weitergabe haben oder wenn eine sonstige Rechtsgrundlage die Datenweitergabe erlaubt. Beim Einsatz von Auftragsverarbeitern geben wir personenbezogene Daten unserer Kunden nur auf Grundlage eines gültigen Vertrags über Auftragsverarbeitung weiter. Im Falle einer gemeinsamen Verarbeitung wird ein Vertrag über gemeinsame Verarbeitung geschlossen.

Speicherdauer

Soweit innerhalb dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt wurde, verbleiben Ihre personenbezogenen Daten bei uns, bis der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt. Wenn Sie ein berechtigtes Löschersuchen geltend machen oder eine Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen, werden Ihre Daten gelöscht, sofern wir keine anderen rechtlich zulässigen Gründe für die Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten haben (z. B. steuer- oder handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen); im letztgenannten Fall erfolgt die Löschung nach Fortfall dieser Gründe.

Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z. B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

12Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung sowie ggf. ein Recht auf Berichtigung oder Löschung dieser Daten. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema Datenschutz können Sie sich jederzeit an uns wenden, am einfachsten unter datenschutz@nigefa.de.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Widerruf Ihrer Einwilligung

Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Hierzu können Sie sich jederzeit an uns wenden. Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung besteht in folgenden Fällen:

• Wenn Sie die Richtigkeit Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten bestreiten, benötigen wir in der Regel Zeit, um dies zu überprüfen. Für die Dauer der Prüfung haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
• Wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unrechtmäßig geschah/geschieht, können Sie statt der Löschung die Einschränkung der Datenverarbeitung verlangen.
• Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr benötigen, Sie sie jedoch zur Ausübung, Verteidigung oder Geltendmachung von Rechtsansprüchen benötigen, haben Sie das Recht, statt der Löschung die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
• Wenn Sie einen Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt haben, muss eine Abwägung zwischen Ihren und unseren Interessen vorgenommen werden. Solange noch nicht feststeht, wessen Interessen überwiegen, haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
• Wenn Sie die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingeschränkt haben, dürfen diese Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Europäischen Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden.

Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen. Sofern Sie die direkte Übertragung der Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen, erfolgt dies nur, soweit es technisch machbar ist.

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Im Falle von Verstößen gegen die DSGVO steht den Betroffenen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres gewöhnlichen Aufenthalts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes zu. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe.

Für uns zuständig ist der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (datenschutz.hessen.de).